Quy Trình Sản Xuất May Mặc Xuất Khẩu FOB Từ A–Z

Trong ngành công nghiệp may mặc xuất khẩu, việc nắm vững quy trình sản xuất không chỉ là điều kiện cần để kiểm soát chất lượng, tiến độ và chi phí mà còn là chìa khóa để đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe từ đối tác. Một đơn hàng không chỉ dừng lại ở việc cắt – may – đóng gói, mà là cả chuỗi giá trị khép kín từ kỹ thuật, vật tư, đến hậu cần và chứng từ xuất khẩu.

Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng và chi tiết từng bước trong quy trình sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, đặc biệt dưới điều kiện giao hàng FOB (Free On Board) – phương thức phổ biến nhất tại Việt Nam.

1. Nhận đơn hàng & phân tích yêu cầu kỹ thuật

Quy trình bắt đầu từ việc doanh nghiệp tiếp nhận đơn đặt hàng từ đối tác nước ngoài. Thông thường, khách hàng sẽ cung cấp một bộ tài liệu kỹ thuật gọi là Tech Pack bao gồm:

• Thiết kế (Sketch, Technical Drawing)
• Thông số size (Spec Sheet)
• Yêu cầu vật liệu (BOM – Bill of Material)
• Mẫu in/thêu, màu sắc (Lab-dip, Strike-off)
• Mốc thời gian giao hàng (Lead Time)
• Mức chất lượng yêu cầu (AQL, Tolerance)

Việc phân tích đúng Tech Pack là giai đoạn quan trọng để xác định khả năng đáp ứng đơn hàng, đồng thời chuẩn bị cho các bước sản xuất tiếp theo như làm mẫu, lập định mức, đặt vật tư…

2. Làm mẫu: Proto – Fit – PP Sample

Trước khi tiến hành sản xuất đại trà, nhà máy cần thực hiện quy trình phát triển mẫu theo ba cấp độ:

• Proto sample: Mẫu sơ bộ đầu tiên để kiểm tra hình dáng và thiết kế cơ bản.
• Fit sample: Mẫu mặc thử trên mannequin hoặc người thật để kiểm tra form, đường may, chi tiết.
• PP sample (Pre-Production sample): Mẫu duyệt cuối cùng trước khi lên chuyền. Phải được buyer phê duyệt để bắt đầu sản xuất hàng loạt.

Mỗi mẫu đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng và điều chỉnh nếu cần. Chỉ khi PP sample được duyệt, xưởng mới được phép mua vật tư số lượng lớn và chuẩn bị dây chuyền sản xuất.

3. Mua nguyên phụ liệu & kiểm tra đầu vào

Dựa vào BOM, bộ phận mua hàng tiến hành đặt vải, phụ liệu, nhãn, bao bì theo đúng mã code, chất liệu, GSM và màu sắc. Nguyên liệu khi về kho sẽ phải trải qua kiểm tra đầu vào (Incoming Material Inspection), bao gồm:

• Đo định lượng vải (GSM)
• So sánh màu với lab-dip được duyệt
• Kiểm tra độ co rút, độ bền màu
• Kiểm tra số lượng, nhãn mác, quy cách đóng gói

Nguyên liệu đạt chuẩn mới được đưa vào sản xuất. Vải sẽ được đưa đi trải lớp và sơ đồ cắt (marker) bằng phần mềm chuyên dụng như Gerber, Lectra. Hiệu suất sơ đồ (marker efficiency) càng cao thì chi phí sản phẩm càng tối ưu.

Mẫu kiểm tra nguyên phụ liệu đầu vào (Incoming Material Inspection Checklist)

✅ Mỗi lô nguyên liệu nên kiểm 100% mẫu đầu tiên, sau đó chọn ngẫu nhiên AQL 1.5 để kiểm tra đại diện.

4. Cắt – May – Hoàn thiện

Giai đoạn cắt được thực hiện trên hệ thống bàn trải tự động hoặc thủ công tùy theo công suất. Các lớp vải được cắt theo rập đã được grading (nhảy size) sẵn.

Sau khi cắt xong, các chi tiết được chuyển sang chuyền may. Mỗi công đoạn trong chuyền (line) sẽ đảm nhận một phần công việc nhất định: may thân trước, thân sau, lắp tay, may cổ, vắt sổ, lộn bâu… Việc bố trí chuyền và cân đối máy móc (line balancing) có ảnh hưởng lớn đến năng suất và tỷ lệ lỗi.

Kết thúc may, sản phẩm được chuyển sang khu hoàn thiện bao gồm các công đoạn như cắt chỉ, gắn nhãn, đóng nút, kiểm tra hình dáng, là ủi, đóng túi PE… Đây cũng là lúc kiểm tra lần đầu về mặt hình thức và bán thành phẩm.

5. Kiểm tra chất lượng (Inline & Final Inspection)

Kiểm tra chất lượng được thực hiện ở nhiều cấp độ:

• Inline Inspection: Kiểm tra trong quá trình may, nhằm phát hiện sớm lỗi về đường may, lệch vải, mực in, thông số size sai…
• Final Inspection: Kiểm tra lần cuối sau khi đóng gói. Áp dụng theo tiêu chuẩn AQL 2.5 hoặc 1.5, được quốc tế công nhận. Tỷ lệ lấy mẫu phụ thuộc số lượng đơn hàng và mức AQL yêu cầu.

Các lỗi được phân loại theo hệ thống: Critical – Major – Minor và được lưu hồ sơ làm bằng chứng nếu buyer có khiếu nại.

Bảng kiểm tra chất lượng AQL (Final Quality Inspection Sheet)

Mẫu AQL có thể tùy chỉnh theo bảng MIL-STD-105E hoặc ISO 2859-1.

6. Đóng gói & lập chứng từ xuất khẩu

Sản phẩm đạt kiểm định sẽ được đóng gói theo packing list, bao gồm phân loại size, màu, style và số lượng từng loại.

Hàng sau đó được cho vào thùng carton, dán mã vạch (barcode/SKU) theo yêu cầu hệ thống kho của khách. Mỗi kiện hàng được niêm phong, đánh số kiện, cân trọng lượng để chuẩn bị lập hóa đơn và vận đơn.

Các chứng từ quan trọng gồm:

• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
• Packing List: Danh sách đóng gói
• CO (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận xuất xứ
• Bill of Lading (B/L): Vận đơn đường biển

7. Giao hàng theo điều kiện FOB

FOB (Free On Board) là điều kiện giao hàng trong đó nhà máy sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng ra cảng, hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, sau đó giao hàng lên tàu tại bến do khách chỉ định. Từ thời điểm hàng nằm trên tàu, quyền sở hữu và rủi ro được chuyển giao cho người mua.

Đây là mô hình xuất khẩu phổ biến nhất tại Việt Nam vì:

• Phù hợp với các nhà máy có năng lực sản xuất độc lập
• Tối ưu chi phí và dễ kiểm soát tiến độ giao hàng
• Đáp ứng yêu cầu từ hệ thống bán lẻ quốc tế như Zara, Uniqlo, Decathlon…

Tuy nhiên, để làm FOB chuyên nghiệp, nhà máy cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt, có kinh nghiệm xử lý logistics và thủ tục hải quan nhanh chóng.

Kết luận: Làm chủ chuỗi sản xuất – bước đệm hội nhập quốc tế

Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu không đơn thuần là “may áo theo yêu cầu”. Đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận kỹ thuật, vật tư, kiểm soát chất lượng và logistics. Quy trình sản xuất chuẩn hóa không chỉ giúp đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí mà còn nâng tầm uy tín nhà máy trên thị trường quốc tế.

Việc nắm vững từng bước trong quy trình không chỉ hữu ích với doanh nghiệp sản xuất mà còn cần thiết với merchandiser, nhân viên QA/QC và cả đối tác đặt hàng.

Nếu bạn đang làm việc với các mô hình FOB, OEM hoặc CMT, thì việc hiểu sâu quy trình này sẽ giúp bạn đàm phán tốt hơn, giảm rủi ro và xây dựng được mối quan hệ bền vững với khách hàng.